JOBSTARTER plus-Projekte unterstützen kleine und mittlere Unternehmen bei der betrieblichen Ausbildung mit dem Externen Ausbildungsmanagement. Aber wie genau funktioniert EXAM?
Externes Ausbildungsmanagement – kurz EXAM – bietet Unternehmen in allen Phasen der betrieblichen Ausbildung Unterstützungsleistungen und kann daher auch in Form eines Lebenszyklus dargestellt werden. Seit den 1990er-Jahren werden mit EXAM-Dienstleistungen bundesweit Betriebe unterstützt, verschiedene Programme und Initiativen haben den EXAM-Ansatz weiterentwickelt und in die Breite getragen. Das Ziel: die Ausbildungsbeteiligung der Betriebe zu fördern, zu sichern und zu erhöhen.
EXAM im Lebenszyklus der betrieblichen Ausbildung
In den Anfängen von EXAM wurden Betriebe vor allem bei finanziellen und administrativen Fragen zur Ausbildung beraten. Durch die permanente Weiterentwicklung setzen EXAM-Unterstützungsleistungen mittlerweile weit vor Beginn der Ausbildung an und enden erst nach dem Abschluss der Ausbildung. EXAM ist kein starres Instrument, das immer nach einem bestimmten Schema angewendet wird. Im Gegenteil: EXAM ist flexibel und modifizierbar. EXAM-Ansätze können auf spezifische Bedürfnisse bestimmter Regionen, Branchen oder Unternehmensarten angepasst und so auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Betriebes zugeschnitten werden.
Betriebe beraten
Der erste Schritt des Externen Ausbildungsmanagements beginnt mit der Akquise von Betrieben und einer darauffolgenden Beratung. Nach einer erfolgreichen Kontaktaufnahme wird die Unterstützung der Betriebe auf die Bedürfnisse des jeweiligen Betriebes zugeschnitten. In dieser Phase des EXAM-Lebenszyklus ist der Beratungsbedarf bei Betrieben, vor allem bei denjenigen, die zum ersten Mal ausbilden, besonders hoch.
Häufig benötigen Unternehmen in der ersten Stufe des EXAM-Lebenszyklus Hilfestellungen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen der betrieblichen Ausbildung. Themen wie Rechte und Pflichten eines Ausbildungsbetriebes, die Ausbildereignung (AEVO) oder die Inhalte des Ausbildungsrahmenlehrplanes stehen hier häufig im Vordergrund. Projekte sind dabei aber mit der großen Herausforderung konfrontiert, Betriebe erst einmal auf das (Unterstützungs-) Angebot aufmerksam zu machen.
Ausbildungsangebot bewerben
Nach erfolgreicher Kontaktaufnahme und Erstberatung wird im nächsten Schritt das Ausbildungsangebot des Betriebes in die Öffentlichkeit getragen. Zu dieser Stufe des EXAM-Lebenszyklus zählen alle Aktivitäten des Ausbildungsmarketings. Viele Unternehmen klagen seit Jahren über Mangel an geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern.
Das liegt häufig daran, dass manche Berufe den Jugendlichen nicht bekannt sind und sich die Nachfrage auf wenige populäre Berufe konzentriert. Auch bewirbt sich ein großer Teil der Ausbildungsinteressierten bei Großunternehmen, da diese durch größere Ressourcen und professionelle Strukturen im Personalbereich (Human Resources) sichtbarer auf dem Ausbildungsmarkt sind. Ein Erfolg versprechendes Ausbildungsmarketing sollte daher nicht einfach nur die freien Ausbildungsstellen bewerben, sondern auch das Image und die Bekanntheit des Betriebes bei potenziellen Auszubildenden steigern.
Ausbildungsplätze besetzen
Wenn das Ausbildungsangebot des beratenen Betriebes in der Region bekannt ist, werden ausbildungsinteressierte Menschen und Ausbildungsbetriebe zusammengebracht. Eine weitere zentrale EXAM-Aufgabe ist daher das sogenannte „Matching“. Betriebe werden hier bei der Identifizierung von geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern, bei der Kompetenzfeststellung von Jugendlichen oder bei der Vermittlung eines realistischen Bildes von weniger bekannten Berufen unterstützt.
Wie sich in der Vergangenheit gezeigt hat, sind für diese Stufe des EXAM-Lebenszyklus Formate besonders Erfolg versprechend, die eine Plattform des gegenseitigen Kennenlernens bieten. Dies kann im Rahmen von Betriebspräsentationen in Schulen, Messeauftritten oder Betriebsbesichtigungen für Ausbildungsinteressierte realisiert werden.
Ausbildung begleiten
Nachdem der Ausbildungsvertrag abgeschlossen ist, sind die ersten drei Stufen des EXAM-Lebenszyklus erfolgreich umgesetzt: Der Betrieb ist über alle für ihn relevanten Fragen rund um die Ausbildung informiert, sein Ausbildungsangebot wurde so erfolgreich in die Öffentlichkeit getragen, dass geeignete Bewerberinnen und Bewerber ausgewählt und eingestellt werden konnten. Aber auch während der Ausbildung treten immer wieder Herausforderungen auf. Auch hier sind EXAM-Leistungen eine wichtige Unterstützung. Fragen können beantwortet, Probleme behoben und Konflikte gelöst werden.
Diese Stufe des EXAM-Lebenszyklus verfolgt das Ziel, die Durchführung der Ausbildung sicherzustellen, Ausbildungsabbrüche zu vermeiden und die Auszubildenden zum Abschluss ihrer Ausbildung zu führen. Ebenfalls geht es darum zu sichern, dass Betriebe weiter ausbilden möchten. EXAM-Leistungen während der Ausbildung können auch die Qualität der Ausbildung steigern, indem Auszubildende oder Betriebe bei der Vermittlung von ausbildungsrelevanten Inhalten unterstützt werden.
EXAM goes digital: virtuelle Instrumente für die Beratung
Die Corona-Pandemie hat seit März 2020 das Leben von uns allen privat und auch beruflich beeinflusst. Auf die Arbeit der Projekte und den EXAM-Ansatz hat sich die Pandemie ebenfalls unmittelbar ausgewirkt – denn EXAM lebt vom direkten Kontakt zu Betrieben und Jugendlichen. Durch die Pandemie war dies vom einen auf den anderen Tag nicht mehr möglich: Persönliche Kontakte mussten auf ein Minimum reduziert werden, Veranstaltungen in Präsenz fielen über einen sehr langen Zeitraum aus, Netzwerkarbeit war nur noch eingeschränkt und unter erschwerten Bedingungen möglich.
Viele Projekte haben sehr schnell auf diese schwierige Situation reagiert und kreative Lösungen gefunden, um Betriebe auch während der Pandemie bei allen Fragen der betrieblichen Ausbildung zu unterstützen. Sie entwickelten digitale Strategien, da die Beratung von Unternehmen vor Ort kaum möglich und der Zugang zu den Schulen über einen langen Zeitraum nahezu ausgeschlossen war. Dadurch sind neue Aspekte und innovative Instrumente zum EXAM-Ansatz hinzugekommen. EXAM ist moderner und digitaler geworden: Betriebe werden per Videokonferenz beraten, Ausbildungsmessen oder Speed-Datings finden inzwischen virtuell statt, eine Vielzahl von Workshops, Seminaren und Tutorials zu ausbildungsrelevanten Themen ist online verfügbar. Soziale Medien oder verhältnismäßig neue Formate wie Podcasts spielen auch in der beruflichen Bildung eine immer größere Rolle.
Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt und auch EXAM nachhaltig verändert. Bereits vor der Corona-Pandemie war der Unterstützungsbedarf vieler Betriebe hoch. Der demografische Wandel, der Trend zur Akademisierung und die Fokussierung vieler Jugendlicher auf einige wenige Ausbildungsberufe haben das System der dualen Ausbildung in Deutschland ohnehin schon vor große Herausforderungen gestellt. Die Pandemie hat diese Entwicklung weiter verschärft. Viele Betriebe, etwa im Hotel- und Gaststättengewerbe oder der Veranstaltungsbranche, stehen vor großen wirtschaftlichen Problemen.
Der Online-Handel oder die Baubranche haben hingegen einen regelrechten Boom in der Pandemie erlebt. In diesen Branchen suchen die Betriebe händeringend nach Auszubildenden. Aktuelle statistische Erhebungen zeigen aber, dass die Auswirkungen auf den Ausbildungsmarkt bereits sichtbar sind: In den Ausbildungsjahren 2020 und 2021 wurden deutlich weniger Ausbildungsstellen besetzt als in den Jahren zuvor. Der Fachkräftemangel wird uns daher auch nach der Krise begleiten. Digitale Instrumente, virtuelle oder hybride Veranstaltungsformate sind deshalb auch in Zukunft ein wichtiger Teil von EXAM.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erhalten mit EXAM Hilfe in allen Ausbildungsbelangen – von A wie Ausbildungsmarketing bis Z wie Zusatzqualifikationen, von der Stellenausschreibung bis zum Abschluss. Die Projekte informieren Betriebe einerseits über Regelinstrumente, entwickeln andererseits aber auch individuelle Unterstützungsangebote: Sie helfen Betrieben dabei, in die Ausbildung einzusteigen, Ausbildungsstellen zu bewerben und zu besetzen, ihr Ausbildungsengagement zu steigern und die Auszubildenden zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen.
